Aula 06 — Comunicação dos Resultados

[...] faz-se necessário que os auditores internos também planejem essa etapa do trabalho. [...] Normalmente, o plano aborda o quê, quando, para quem e como os auditores internos se comunicarão. [As orientações da UAIG devem dispor sobre:] os critérios [...]; padrões de qualidade; [...] o tratamento a ser dado a informações sigilosas; o fluxo de revisão das comunicações [...]; os responsáveis pela assinatura [...].

Precisas: as comunicações precisas são livres de erros e distorções e são fiéis aos fatos e evidências que lhes dão suporte. Além disso, devem conter todos os fatos relevantes que, se não forem divulgados, podem distorcer a informação. Por esse motivo, se ocorrer um erro nas comunicações, a UAIG deve comunicar imediatamente as informações corrigidas aos destinatários que tiveram acesso à versão anterior.

[...] é fortemente recomendável que os resultados apresentados na forma escrita [...] passem por um processo de revisão pelo coordenador, pelo supervisor do trabalho e por outras instâncias definidas pela UAIG. Esses revisores devem verificar se o trabalho realizado é consistente com o escopo e os objetivos da auditoria, se os achados, as conclusões e as recomendações estão sustentados pelas evidências e se o padrão definido pela UAIG foi respeitado. [...] [também] à correção gramatical [...].

As respostas a essas perguntas devem auxiliar a UAIG a decidir qual das formas de comunicação é a mais adequada [...]. Essas formas podem variar entre forma longa, forma breve, forma detalhada, síntese e relatório de auditoria progressivo. [Para isso considerar:] Quem são os leitores mais importantes do relatório? Quanto eles sabem sobre o objeto auditado? Como eles planejam usar a comunicação dos resultados?

Em trabalhos muito longos ou complexos, é comum surgirem pontos relevantes que exijam solução imediata. Nessas situações, pode ser útil que os auditores elaborem um relatório progressivo, por meio do qual darão ciência à Unidade Auditada dos problemas verificados antes mesmo do término da auditoria, em etapas, garantindo assim a tempestividade das ações corretivas aplicáveis.

Se a Unidade Auditada se recusar a responder os questionamentos da equipe ou não conseguir fazê-lo no prazo acordado, a UAIG poderá emitir o relatório sem esses comentários. Nos trabalhos realizados sob segredo de justiça ou que envolvam informações sigilosas [...], poderá não ser oferecida aos gestores a oportunidade de se manifestarem.

Declaração de conformidade com as normas: essa declaração somente pode ser feita se os resultados do Programa de Gestão e Melhoria da Qualidade a sustentarem.

Achados de auditoria: são os registros que respondem aos objetivos do trabalho, ou seja, às questões de auditoria [...]. São compostos por: critério, condição, causa e consequência. [...] Ao compor o achado, a equipe deve dar destaque ao que é mais importante, portanto, o que é principal deve ser incluído no início do texto. Os achados devem ser apresentados de forma organizada, de acordo com um critério preestabelecido como ordem cronológica, relevância, tema, causa, efeito ou risco.

[...] é necessário garantir que as comunicações sejam: claras, completas, concisas, construtivas, objetivas, precisas e tempestivas. Como a comunicação ocorre durante todo o trabalho de auditoria, essas características [...] devem ser observadas em todas as etapas, desde o planejamento, até o monitoramento.

No caso da comunicação no trabalho de auditoria interna governamental, verifica-se que o emissor é a própria UAIG. Os receptores são principalmente a alta administração da Unidade Auditada, os gestores responsáveis pelo objeto de auditoria, outros órgãos públicos interessados e a sociedade de modo geral. A mensagem consiste nas descrições das situações encontradas, nas análises, nas opiniões, nas conclusões e nas recomendações [...]. Os documentos [...] constituem o canal [...].

Completas: [...] todas as informações significativas e relevantes que apoiem conclusões e recomendações. As comunicações escritas completas geralmente permitem que o leitor chegue à mesma conclusão a que os auditores chegaram. Concisas: as comunicações concisas evitam a elaboração desnecessária, detalhes supérfluos, redundância, prolixidade e informações dispensáveis [...].

A forma de comunicação dos resultados mais comumente utilizada na atividade de auditoria é o relatório. O relatório consiste em documento técnico por meio do qual a UAIG comunica os objetivos do trabalho, a extensão dos testes aplicados, as conclusões obtidas, as recomendações emitidas e os planos de ação propostos. O relatório de auditoria também pode comunicar opiniões gerais [...].

As recomendações e os planos de ação (estes últimos elaborados pela Unidade Auditada) constituem alguns dos conteúdos principais do relatório de auditoria. [...] Pode-se mesmo afirmar que um trabalho de auditoria só é concluído após o atendimento às recomendações que dele decorreram. [...] Juntamente com os achados, constituem o núcleo do relatório de auditoria. Os planos de ação [...] devem estar em harmonia com as recomendações emitidas pelos auditores.

Inteligibilidade: [...] recomenda-se: uso de frases curtas, sem rodeios; uniformidade do tempo verbal; uso preferencialmente da voz ativa, em lugar da voz passiva; orações preferencialmente na ordem direta (sujeito, verbo e complementos). Tom (Sobriedade): a linguagem do relatório [...] deve ser comedida [...]. Não se deve [...] depreciar pessoas ou instituições, nem realizar insinuações e generalizações [...].

Objetivo: descreve o que a auditoria buscou realizar. Normalmente são traduzidos por verbos no infinitivo. Exemplo: avaliar, determinar. Escopo: determina os limites da auditoria, ou seja, descreve tanto o que foi incluído na auditoria quanto o que foi excluído e que o leitor poderia esperar que fosse abordado. Nesses casos, é necessário explicar os motivos da exclusão.

Sumário Executivo (ou Resumo): sumário executivo é um documento independente, cuja finalidade é fornecer uma visão clara e concisa dos objetivos e dos resultados do trabalho [...]. Por facilitar a apropriação do conteúdo do relatório, é especialmente importante nos relatórios longos [...]. O Sumário Executivo não deve conter metodologias técnicas de auditoria interna. Essas informações podem ser referenciadas no relatório detalhado [...].

A UAIG deve estabelecer mecanismos que garantam a divulgação dos resultados dos trabalhos na internet, mais especificamente no sítio eletrônico da organização à qual a UAIG pertencer. Essa obrigatoriedade, contudo, não se aplica aos trabalhos realizados sob segredo de justiça e àqueles realizados pelas auditorias internas singulares (Audin) que atuam em órgãos ou entidades que desempenham atividades econômicas, comerciais ou regulatórias. Antes da publicação, o responsável pela Unidade Auditada deve ser consultado sobre [...] informação sigilosa e [...] informações pessoais [...] (Lei nº 12.527, de 2011) [...].

Um relatório de forma breve pode ser utilizado nos casos em que os exames não tenham revelado nenhuma anormalidade (casos em que há uma perfeita identidade entre critério e condição), ou nos casos em que se considerar que somente os aspectos de não-conformidade devam ser relatados. Nesses últimos, subentende-se que os aspectos não relatados foram considerados adequados.

Conclusão: consiste na emissão da opinião final da equipe de auditoria sobre o objeto auditado. [...] Costuma decorrer dos muitos fatores e informações [...], principalmente dos achados. [...] podem ser apresentados os benefícios decorrentes da auditoria realizada [...] e a causa raiz, quando esta for identificada. [...] A abordagem [...] deve ter caráter gerencial, ou seja: abordar aspectos que estejam na alçada da alta administração da unidade.

Cabe à UAIG estabelecer fluxos operacionais que garantam o encaminhamento das comunicações aos respectivos destinatários. Para tanto, deve definir o prazo e os responsáveis [...]. Tratando-se de auditoria governamental, há casos em que os destinatários estão previstos em lei ou em normativos. [...] Nos casos em que houver alterações nos resultados dos trabalhos após o seu encaminhamento, a UAIG deverá comunicar as informações corrigidas a todos os destinatários que tiveram acesso à versão anterior.