Aula 07 — Monitoramento

O monitoramento consiste na adoção de ações pela UAIG, a fim de verificar se as medidas implementadas pela Unidade Auditada estão de acordo com as recomendações emitidas pela UAIG ou com o plano de ação acordado e se aquelas medidas foram suficientes para solucionar a situação apontada [...]. Os objetivos da auditoria [...] não são atingidos plenamente com a emissão do relatório, mas somente quando a Unidade Auditada implementa as respectivas recomendações e essas são avaliadas como suficientes pela UAIG.

Para avaliar a resposta da Unidade Auditada às recomendações emitidas, a UAIG poderá adotar algumas das seguintes estratégias (que não são excludentes entre si): a) [...] verificar a situação de todas as recomendações ou de algumas consideradas mais relevantes [...]; b) realizar trabalhos de avaliação com o objetivo de validar providências implementadas [...]; c) proceder ao acompanhamento de recomendações pendentes no decorrer de um outro trabalho de auditoria programado para a mesma área [...].

O monitoramento [...] deve ser feito de forma dinâmica. Significa dizer que as recomendações, até atingirem a situação ideal de “atendidas”, podem passar por outras “situações”, como “em atraso”, por exemplo. Podem ainda ser alteradas ou mesmo canceladas devido a mudanças significativas em seu objeto [...]. A UAIG deve manter os documentos correspondentes [...] como papéis de trabalho e registrar tais alterações, cancelamentos e respectivas justificativas em seu instrumento de monitoramento.

Para que os benefícios da atuação da UAIG sejam registrados, é preciso que o benefício seja efetivo. Há, no entanto, outros requisitos para a realização do registro, quais sejam: o impacto positivo ocorrido na gestão pública; a existência de nexo causal entre a atuação da UAIG e o impacto causado pelas recomendações/orientações; e o período em que o benefício se deu. (A segurança de que a recomendação foi de fato implantada deve decorrer da atividade de monitoramento.)

a) eficácia: é a garantia de entrega à sociedade dos produtos e serviços definidos nos instrumentos de planejamento; b) eficiência: é a maximização da entrega de produtos e serviços à sociedade a partir dos recursos disponíveis; c) legalidade: é a garantia de entrega de produtos e serviços à sociedade conforme previsão legal; d) efetividade: é a garantia de alcance dos objetivos propostos para uma política pública ou um macroprocesso.

Exemplos de classes de benefícios financeiros: elevação de receita; recuperação de valores pagos indevidamente. Exemplos de classes de benefícios não financeiros: ação de aperfeiçoamento de prestação de serviços públicos; ação de promoção de sustentabilidade ambiental. Sugere-se [...] que a UAIG efetue os registros dos benefícios financeiros e não financeiros no mesmo sistema informatizado [...] utilizado para armazenar as informações do monitoramento [...].

Faz-se necessário que os benefícios, especialmente os financeiros, sejam submetidos a um adequado processo de governança de forma a mitigar o risco adverso de registros a maior pelas áreas responsáveis, o qual deverá ser definido pelo responsável pela UAIG.

A responsabilidade pelo atendimento às recomendações emitidas pelas UAIG compete, em primeiro lugar, aos gestores das Unidades Auditadas. Ao responsável pela UAIG cabe o estabelecimento, a manutenção e a supervisão (a qual poderá ser delegada) do processo de monitoramento da implementação das recomendações.

É importante ressaltar que, para que o processo de monitoramento se dê de forma efetiva, deve ser realizado com independência e objetividade, da mesma forma que as demais atividades da UAIG. [...] Todas as etapas [...] devem ser registradas por meio de algum instrumento (preferencialmente sistema informatizado que possibilite a formação de um banco de dados) [...]. Cada UAIG deve incluir o monitoramento [...] no Plano de Auditoria Interna.

A seleção dessas estratégias [...], juntamente com a frequência das ações constituem a intensidade do processo de monitoramento, para cuja definição se deve levar em consideração os seguintes critérios: a gravidade dos riscos envolvidos; a complexidade do objeto da recomendação e o grau de maturidade da gestão de riscos da Unidade Auditada. [...] quanto menor a maturidade da gestão de riscos [...], maior deve ser sua intensidade.

Para monitorar a implementação de recomendações decorrentes de atividades de consultoria, a UAIG deve definir durante o planejamento do trabalho, em conjunto com a Unidade Auditada, se haverá monitoramento e a forma de realizá-lo, devendo essa definição ser documentada adequadamente.

A alta administração da Unidade Auditada tem a responsabilidade de zelar pelo cumprimento das recomendações emitidas pela UAIG e também de aceitar formalmente o risco correspondente caso decida não as implementar. [...] caso a UAIG conclua que a Unidade Auditada aceitou um nível de risco que pode ser inaceitável [...], o responsável pela UAIG deve discutir o assunto com a alta administração. Se [...] concluir que o assunto não foi resolvido, ele deve comunicar a questão ao conselho [...].

Para caracterizar a existência de nexo causal, as evidências geralmente são as seguintes: a) recomendação enviada ao gestor; b) manifestação, por parte do gestor, de adoção da medida decorrente da recomendação [...]; c) evidência da efetiva adoção da medida; d) memória de cálculo do benefício financeiro, se for o caso. As evidências dos benefícios [...] e as evidências de nexo causal [...] devem ser armazenadas como papéis de trabalho.

Nos casos de desatendimento persistente a recomendações prioritárias/relevantes relacionadas a irregularidades, o responsável pela UAIG deve fazer o encaminhamento para providências às instâncias competentes, como o Ministério supervisor da Unidade Auditada, a Advocacia-Geral da União, a Corregedoria, o Ministério Público, a Polícia Federal, a Receita Federal ou o Tribunal de Contas da União, conforme o caso.

Tendo em vista o princípio da economicidade, faz-se necessário que, para calcular os benefícios financeiros, sejam considerados os custos que incidiram sobre a implementação das recomendações pela Unidade Auditada, se estes forem claros e mensuráveis, da seguinte forma: Economia – Custos de implementação = Benefício financeiro. [...] [a UAIG deve] preservar a memória de cálculo para demonstrar como chegou ao valor [...].

O registro desses benefícios possibilita que os resultados efetivos dessa atividade sejam apropriados tanto no âmbito interno das organizações públicas (pela própria UAIG, pela alta administração etc.), quanto no âmbito externo (pela sociedade, que é a financiadora e a usuária dos serviços prestados pelo poder público). Constitui, portanto, uma forma de as UAIG prestarem contas à sociedade dos resultados alcançados e [...] dos recursos empregados nas suas atividades.

O monitoramento normalmente é estruturado de acordo com as seguintes etapas: a) estabelecimento de prazo para o envio de resposta pela Unidade Auditada; b) recebimento e avaliação de respostas da Unidade Auditada; c) realização de testes, quando necessário; d) comunicação à Unidade Auditada das conclusões obtidas pela UAIG; e) estabelecimento de um processo de comunicação da situação da implementação das recomendações à alta administração ou ao conselho, se houver.